Просим вас осуществить пропущенные платежи. Образцы деловых писем

Самой распространенной разновидностью деловых писем являются письма-просьбы и письма-запросы. Письма-просьбы составляются в целях инициирования определенных действий адресата, необходимых автору письма. Письма-запросы – для получения каких-либо сведений официального характера или документов. В каких ситуациях они составляются? Как правильно изложить суть просьбы или запроса?

В системе документных коммуникаций деловые письма – самые массовые документы, а среди деловых писем самой распространенной разновидностью являются письма-просьбы и письма-запросы. Как их правильно составить и оформить? Это важно знать всем секретарям.

Письма-просьбы составляются в целях инициирования определенных действий адресата, необходимых автору письма. В управленческой деятельности огромное количество ситуаций дает повод для составления таких писем. Это может быть относительно простая ситуация, в которой не требуется излагать сложную в событийном отношении информацию, приводить какую-либо аргументацию, убеждать адресата. В таких случаях письмо-просьбу лучше начинать непосредственно с изложения самой просьбы, например:

Просим Вас выслать календарный план проведения семинаров на 1-е полугодие 2006 г. Просим Вас рассмотреть вопрос о выделении Ассоциации плодоовощных хозяйств льготного кредита в сумме 600 млн руб. на закупку цитрусовых у фирмы “Импорт – экспорт” для реализации в Москве и других городах России.

Однако далеко не все ситуации в управленческой деятельности так просты. Большая часть ситуаций требует при составлении писем-просьб обоснования или, иначе говоря, объяснения, в связи с чем, почему, с какой целью составляется письмо. Как правило, обоснование необходимо для того, чтобы воздействовать на адресата, убедить его поступить вполне определенным образом, так, как этого хотелось бы или необходимо автору письма. Если письмо-просьба содержит обоснование, то чаще всего оно предшествует изложению просьбы, например (знаком // показана граница между частями текста письма):

В связи с тем что служебные обязанности работников Администрации связаны с поездками по территории района, // убедительно просим выделить средства на приобретение двух новых служебных автомобилей “Волга” для нужд Администрации. В связи с расширением ассортимента выпускаемой нами продукции // просим Вас предоставить нам информацию о новых технологических и дизайнерских разработках холодильников и морозильных камер “Стинол”.

Русский язык принадлежит к числу языков с относительно свободным порядком слов. В любом из приведенных выше текстов мы можем поменять местами части предложения без особого ущерба для смысла, например:

Убедительно просим выделить средства на приобретение двух новых служебных автомобилей “Волга” для нужд Администрации // в связи с тем, что служебные обязанности работников Администрации связаны с поездками по территории района. Просим Вас предоставить информацию о новых технологических и дизайнерских разработках холодильников и морозильных камер “Стинол” // в связи с расширением ассортимента выпускаемой нами продукции.

Фразы, в которых сначала излагается основная мысль письма, а затем приводится аргументация, имеют особую стилистическую окраску: они всегда воспринимаются как более экспрессивные, чем фразы, построенные по принципу “обоснование – заключение”. Однако деловому стилю чужда какая бы то ни было экспрессия, в нем почти всегда предпочтение отдается стилистически нейтральным языковым средствам, поэтому более правильными являются фразы, в которых сначала приводится объяснение, дается обоснование, а затем излагается существо дела. Составляя письмо-просьбу, старайтесь, чтобы обоснование и заключительная часть (просьба) грамматически являлись одним предложением. Даже в тех случаях, когда в обосновании даются ссылки на нормативные документы, излагаются факты, события, не выделяйте обоснование в отдельное предложение, иначе для изложения просьбы вам придется использовать обороты типа: “В связи с вышеизложенным просим…”, “Учитывая вышеизложенное, просим…”, “В связи с чем просим…” и т. п. Эти конструкции не несут информации и делают текст более сложным и с точки зрения структуры, и с точки зрения восприятия. Письма-просьбы могут составляться и в еще более сложных управленческих ситуациях. Схематически такую ситуацию можно представить следующим образом:

Письмо, составленное в такой ситуации, будет восприниматься легче, если содержание изложено в последовательности, отражающей логику развития самой ситуации. В структуре письма в этом случае можно выделить три части: введение (описание событий, фактов, непосредственно влияющих или могущих повлиять на управленческую ситуацию), обоснование (объяснение причин, по которым необходимо обращаться к адресату с просьбой), заключение (просьба), например (коммуникативно-смысловые части письма отделены знаком //):

По имеющимся у нас данным, на Курском и Белгородском сахароперерабатывающих заводах, являющихся основными поставщиками сахара в Москву и Московскую область, в течение марта – апреля текущего года должны проводиться плановые профилактические работы, графики проведения которых по срокам не согласованы. // В связи с тем что в период профилактических работ значительно снизится выпуск сахара и его поступление потребителям, // просим Вас провести рабочее совещание с участием представителей правительства Москвы по вопросу обеспечения поставок сахара в Московский регион на период частичной остановки указанных заводов.

Независимо от структуры текста просьба в письме формулируется с помощью глагола “просить”. В письмах, оформляемых на бланках организаций, используется форма глагола 1-го лица множественного числа:

Просим Вас сообщить информацию о…, Просим Вас предоставить данные о…, Обращаемся к Вам с просьбой о…, Просим Вас провести… и др.

В письмах, оформляемых на бланках должностных лиц, используется форма глагола 1-го лица единственного числа:

Прошу Вас рассмотреть вопрос о…, Прошу Вас предоставить информацию о… и др.

В одном письме может содержаться несколько просьб (желательно по одному вопросу). В этом случае сначала формулируется основная просьба, а затем – остальные, при этом используются следующие языковые обороты:

Также просим Вас (рассмотреть, предоставить, провести…), Одновременно просим Вас… и др.

Например:

В связи с незначительным потреблением газа котельной комбината № 4 (менее 3,5 млн куб. м в год) просим Вас исключить это предприятие из группы потребителей газа с обязательным резервным топливом (мазутом) на отопительный сезон 2005–2006 г. Одновременно просим ПО “Мосгорхлебопродукт” совместно с АО “Мосэнерго” рассмотреть вопрос о возможности присоединения комбината № 4 в отопительном сезоне 2006–2007 г. к системе централизованного теплоснабжения.

Письмо-запрос – это фактически разновидность письма-просьбы. Как правило, запросы составляются в целях получения каких-либо сведений официального характера или документов. В коммерческой деятельности запрос – это обращение покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку товара (оказание определенных услуг). В целом, письма-запросы составляются по тем же правилам, что и письма-просьбы, например:

В соответствии с п. 10 постановления Правительства Российской Федерации от 20.05.94 № 498 “О некоторых мерах по реализации законодательства о несостоятельности (банкротстве) предприятий” просим Вас сообщить нам данные о размере доли государства в уставном капитале ОАО “Московский хлебозавод № 18”, расположенного по адресу: ул. Никитинская, д. 45 В случае если пакет акций данного предприятия продан, просим сообщить дату и способ продажи.

В коммерческой деятельности в тексте запроса, как правило, указывают: наименование товаров (услуг); условия, на которых автор письма хотел бы их получить; количество и/или качество; сроки поставки товара или оказания услуг; цену и другие сведения. В коммерческом запросе используются следующие выражения:

Просим Вас сообщить о возможности поставки… Просим сделать предложение на поставку… Просим Вас сообщить подробную информацию о… и др.

Например:

Просим Вас сообщить о возможности поставки кондиционеров модели AS-200 в количестве 150 шт. в течение февраля – марта 2005 г., а также сообщить условия платежа и условия доставки.

Реакцией организации-корреспондента на письмо-просьбу или запрос является письмо-ответ, которое может быть согласием или отказом. В коммерческой деятельности ответ на запрос оформляется как коммерческое письмо, в котором подтверждается получение запроса, сообщается информация о товаре, интересующем покупателя. Ответом на запрос может быть и коммерческое предложение (оферта). Письма-просьбы и письма-запросы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. При составлении и оформлении просьб и запросов используются следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту (если текст письма более 4–5 строк), текст, подпись, отметка об исполнителе. Все деловые письма оформляются на специальных бланках – бланках писем.

Письмо-просьба – отдельный вид делового письма. Цель его составления заключается в стремлении подвигнуть получателя к какому-либо определенному действию. Получателем, то есть лицом, к которому направлена данная просьба, может являться как юридическое, так и физическое лицо. Если письмо адресуется организации или предприятию, его принято составлять на имя руководителя этого предприятия.

Составление

В большинстве случаев письмо оформляется на фирменном бланке компании-отправителя. При этом структура письма выглядит следующим образом:

• исходящий номер и дата составления документа;
• данные составителя (ФИО и должность лица, являющегося инициатором создания письма);
• наименование документа, в котором кратко (одной фразой) обозначается его суть;
• обращение к получателю (чаще всего используется личностное обращение, например, «Уважаемый Федор Степанович!»);
• основной текст письма-просьбы, начинающийся с фразы, содержащей глагол «просить», например, «Просим Вас сообщить…», «Просим Вас оказать содействие…» или «Просим Вас предоставить…»;
• вежливая форма выражения надежды на благоприятный исход дела, при этом используются фразы «Надеемся на положительное решение нашего вопроса» или «Надеемся на Вашу помощь в…»;
• подпись составителя (чаще всего письмо-просьба подписывается руководителем организации, его заместителем или начальником структурного подразделения).

Кроме того, следует позаботиться о том, чтобы получатель письма в случае необходимости имел возможность напрямую обратиться к его составителю. Для этого необходимо указать контактную информацию лица, выражающего просьбу.

Нередко возникает ситуация, когда составитель имеет несколько просьб к получателю, требующих удовлетворения. В таком случае целесообразно изложить все имеющиеся просьбы в одном письме, при этом разделив основной текст на абзацы. Это позволит существенно сократить документооборот, а также сэкономить время, как отправителя, так и адресата.

Письмо-просьба предполагает получение ответного письма, в котором будет содержаться положительный, либо отрицательный ответ на изложенную просьбу. Если исходное письмо содержит несколько просьб, в письме-ответе приводятся результаты рассмотрения каждой такой просьбы.

Все мы в свое время что-то у кого-то просили. Не удивляйтесь. Просили даже те, кто упорно сейчас отрицает сам факт какого-либо прошения.

Вспомните, как мы в детстве просили деньги на мороженое у родителей, затем вымаливали хорошую оценку у преподавателей, когда чуть-чуть не дотягивали, а позже выпрашивали лишний выходной на работе…

Впрочем, бытовые и повседневные вопросы являются не единственными «соратниками» просьб.

Деловая жизнь современного человека тоже плотно связана с прошениями. И письмо-просьба уже давно считается мощным инструментом для достижения отправителем заданной цели.

Это неотъемлемая и очень важная часть деловой переписки. Соответственно, от того, как составлено письмо, зависит конечный результат — будет ли удовлетворено прошение или вы получите вежливый отказ:

Уважаемый директор компании ____!

Нам срочно нужны денежные средства для достижения ____. Не хотите ли поучаствовать?

С уважением, ____ .

Как вы думаете, такое письмо может иметь положительный отклик? Можно предположить, что здесь даже отказ будет не совсем вежливым.

Важно уметь правильно составлять письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к заданной цели. В противном случае — вас проигнорируют, и вы лишь зря потратите свое время.

№1. Персональное обращение

Ничего экстраординарного здесь нет. Этот прием все хорошо знают. Но многие про него забывают. Обидно! Потому что персональное обращение «работает» намного лучше безликого.

Кому нравится, когда к нему обращаются «обобщенно»?! Это как уличное «эй…». Согласитесь, вы скорее отреагируете на свое имя, чем на зов в стиле «эй, уважаемый!».

Так и в письме-просьбе. Вы обращаетесь с прошением к конкретному человеку, поэтому постарайтесь узнать ФИО получателя письма.

Конечно, бывают ситуации, при которых такой подход невозможен. В любом случае, старайтесь максимально персонализировать обращение.

Можно: «Уважаемые дамы и господа! ». Но лучше: «Уважаемые товарищи педагоги и учителя! ».

Можно: «Дорогие дети! ». Но лучше: «Дорогие наши мальчишки и девчонки! ».

Думаем, основную мысль вы уловили.

№2. Почему ИМЕННО он?

Объясняйте получателю письма-просьбы, почему вы направили свое прошение именно ему. Человек должен понимать, что он для вас уникален и от него зависит успех того или иного мероприятия.

• Вы являетесь специалистом в области ____.
• Ваша компания занимает лидирующие позиции в сегменте ____.
• Только Ваш отдел работает без ____ .

Попробуйте расположить к себе адресата — аккуратно добавляйте комплименты (в пределах разумного):

• Вы в свое время блестяще завершили ____.
• Вы являетесь непревзойденным мастером ____ в нашем городе.
• Ваши проекты оказали неоценимую услугу ____ .

Запомните! Комплименты должны быть заслуженными (реальные качества, поступки, регалии), а не «притянутыми за уши».

№3. И снова выгоды

Выгоды. Да, никуда не денешься. Все ищут свою выгоду, причем не всегда в «денежном эквиваленте».

Приводите главные доводы и аргументы, согласно которым получателю письма-просьбы выгодно удовлетворить ваше прошение. «Играйте» на человеческих слабостях.

Что это будет? Здесь все зависит от конкретной ситуации.

Признание. Вам, как заслуженному ____, будет приятно наблюдать за специально оборудованными и огражденными детскими площадками в Вашем родном городе…

Амбиции . Специалистов, с которыми Вам придется работать завтра, нужно формировать уже сегодня. Поэтому Вы можете вложить в молодое поколение ____ свои знания, опыт и…

Сочувствие. К сожалению, проблема беспризорных детей сегодня особенно актуальна. Число деток, живущих на улицах нашего города, уже приближается к ____. Ребятня нуждается в участии, помощи, сопереживании. Без нас им не справиться…

№4. Ваши успехи

Адресат должен четко понимать, что он имеет дело с серьезным человеком, который не первый день «в своей работе» (не многие согласятся сотрудничать с «непроверенными» новичками).

Поэтому, если в вашем «послужном списке» есть какие-либо успехи и достижения — лучше их указать в письме-просьбе. Таким образом вы благополучно преодолеете барьер из недоверия и сомнений.

Не забывайте и про «достижения» в проекте, по вопросу которого вы обращаетесь к адресату. Природа человека такова, что нам очень сложно начинать с нуля. А вот продолжить (или закончить) начатое — это другое дело.

• Строительство ____ уже выполнено на 87 %. Но без Вашей помощи оно не сможет вовремя завершиться. Мы предлагаем Вам …
• В нашем распоряжении уже есть ____. Для достижения заданной цели нам не хватает ЛИШЬ ____ .

№5. Конкретная просьба

Не ходите вокруг, да около. Не вуалируйте свою просьбу нагромождением лишних и размытых слов. Четко излагайте суть вопроса.

В чем это должно выражаться?

Во-первых, адресат, открыв письмо, должен понимать — что от него хотят, а не разгадывать ребусы на тему «у меня просят или мне дают». Во-вторых, ваша просьба должна выражаться в точных цифрах и действиях.

Вы хотите получить конкретную помощь? Тогда просите о выполнении получателем письма КОНКРЕТНЫХ действий.

• До завершения проекта ____ нам необходимы $3250 на ____.
• Ждем Вас на ____. Мероприятие по сбору ____ будет проходить 17 ноября в 14.30 по адресу ____.
• Просим Вас снизить арендную плату за автомобиль до $10 в сутки .

№6. Громкие имена

Еще один интересный прием, который увеличивает эффективность письма-просьбы. Заключается он в освещении лиц (компаний), которые уже дали свое согласие на участие в проекте.

Этим вы стимулируете адресата к принятию положительного результата («Ага, если ____ согласился, то чем я хуже?! »).

• В нашем ____ УЖЕ принимают активное участие ____.
• В объявленном нами профессиональном «марафоне» на тему ____ уже зарегистрировались ____.

№7. Важные итоги

Здесь все просто. Обязательно в конце письма подводите итоги (значимые моменты и основные акценты).

• От Вашего решения теперь зависит успешное завершение и дальнейшее благополучие ____.
• На Вас возлагают свои надежды ____ молодых специалистов .
• Молодые мамочки и их малыши ждут с нетерпением появления в нашем городе ____ .

№8. Контакты

«И так понятно! », — скажете вы. Понятно, но не всем. Контактные данные должны предоставляться в полном объеме.

Однако не нужно «утрировать» и указывать все возможные формы обратной связи или наоборот — отправляя письмо по электронной почте, наивно полагать, что обратного адреса вполне достаточно.

Предложите получателю письма-просьбы 2-3 варианта контактных данных. Этого вполне достаточно.

Ремарка

Поэтому…

Будьте максимально откровенными и искренними, составляя письмо-просьбу.

Это первое правило результата.

Удачного вам дня и всегда хорошего настроения!

Это служебное письмо, в котором в вежливой форме обращаются к партнеров, клиентов, инвесторов с определенным просьбой Письмо-просьба является одним из самых распространенных видов деловой корреспонденции. От умения убеждает нливо высказать свою просьбу во многом зависит и его выполнение. Напримерад:

. Уважаемые господа! ин раз в квартал.

. Другие наши поставщики в. Вашей стране уже согласились на эти условия. Надеемся получить от. Вас положительный ответ на нашу просьбу. С ..

. Уважаемые господа!

. Обращаемся к. Вам с просьбой продать из нашего пакета такие ценные бумаги: акций по цене. Лимит действует до (дата). Ценные бумаги необходимо снять с нашего депозитного счета. Просим также кредитовать эквивалент на наш счет

. С уважением .

. Уважаемые господа! (название страны). Считаю необходимым лично обсудить с. Вами вопросы о территории деятельности, комиссионные, гарантии защиты клиентов. Хотел бы предложить. Вам дату встречи: (дата) в час

. Пожалуйста, сообщите, устраивает ли. Вас дата и время встречи. Остаюсь с уважением ..

. Уважаемые /

. Недавно мы построили овощеперерабатывающий комбинат, и, к сожалению, у нас не хватает средств на приобретение оборудования для переработки овощей

. Мы были бы благодарны, если бы. Вы предоставили нам долгосрочный кредит на сумму 200000 (двести тысяч) гривен. Добавляем к письму необходимые документы: договор на приобретение оборудования; технико-экономическое обоснование возврата кредита. Поскольку эта проблема требует немедленного решения " вязания, убедительно просим. Вас ответить как можно скорее. Сою ...

. Уважаемые господа!

. Один из наших клиентов сделал запрос на поставку крупной партии (название товара). К сожалению, в нашем ассортименте этого изделия нет, и мы хотели бы попросить. Вас сделать нашему клиенту соответствующее предложение, а также отправить копию письма нам

. По. Ваши услуги просим начислить комиссионные в размере %

. Пожалуйста, сообщите, сможете ли. Вы уже отгрузить заказанные товары и согласны. Ь предложенными нами комиссионными

только получим от. Вас положительный ответ, немедленно сообщим адрес нашего клиента

. Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество между нашими фирмами

. С уважением и наилучшими пожеланиями

. Уважаемые /

. Нас заинтересовала новая продукция, которую. Вы рекламируете, поэтому будем благодарны, если. Вы пришлете нам подробную информацию и иллюстрированный рекламный каталог

. Будем рады сотрудничать с. Вами

ТИПОВЫЕ оборот

1. Просим сообщить (прислать, оплатить, подтвердить, рассмотреть)

3. Просим передать нам через. Вашего представителя рекламные проспекты и каталоги, представляющих. Ваши новые товары

4. Мы не обнаружили ошибки в нашем последнем счете от (дата). Будем благодарны, если. Вы проведете повторную проверку

5. Просим отгрузить заказанные товары сразу после их изготовления

6 будет. Вам весьма признательны, если. Вы

7. Любой пожалуйста, как можно скорее телеграфируйте нам ответ

8. Просим. Вас внимательно изучить наши новые условия оплаты, которые изложены в. Общих условиях соглашения (текст документа добавляем), и дать окончательный ответ

9 будет рады, если. Вы согласитесь сотрудничать с нами

10. В соответствии с п и нашего договора просим. Вас

11. Любое добры оплатить счет в ближайшее время (срочно, без промедления)

12. Мы будем очень признательны, если. Вы согласитесь продать нам свои товары на пробной основе

13 будет. Вам обязаны, если. Вы рассмотрите наши поправки к

15. Если будет возможность просим. Вас сообщить все исходные данные

16. Просим ознакомить нас. С техническими характеристиками (название товара)

17 еще ли не могли бы. Вы сообщить цены на (название товара)?

18. Нам было бы приятно узнать

19. Сделайте одолжение, поверните заполнены страховые документы

20 *. Просим немедленно вернуть один экземпляр подписанного договора

21. Просим внимательно проверить добавлен контракт

22. Просим подтвердить свой приезд на совещание

23. Если. Вас устраивают наши условия, телеграфируйте, пожалуйста, о готовности подписать контракт между нашими фирмами. Надеемся на быстрый ответ и желаем успехов

24. Просим как можно скорее (в ближайшее время) рассмотреть наши предложения и сообщить о своем решении

25. Просим. Вас обратить особое внимание на

26. Обращаемся к. Вам с просьбой о небольшое пожертвование в фонд

27. Прежде просим сообщить, какие меры могли бы помочь. Вам преодолеть эти трудности

28. В связи с трудностями, возникшими, просим направить к нам нескольких опытных специалистов, которые могли бы проконсультировать. Надеемся, что. Вы не откажете нам в помощи

29. Было бы хорошо, если бы. Вы письменно подтвердили свое решение

31. Будем благодарны, если. Вы письменно сообщите нам об

32. Убедительно просим. Вас позвонить нам

33 будет признательны, если. Вы рассмотрите наши предложения в ближайшее время и сообщите о своем решении при первой же возможности

34. Если это предложение. Вас не устраивает, указать причину

35. Для нас очень важно получить подробную информацию о компании (название), поскольку мы хотели бы сотрудничать с ней

36. Вы сделаете нам неоценимую услугу, если предоставите объективную информацию о компании (название)

37. Поскольку эта информация очень важна для нас, будем. Вам благодарны за подробные объяснения

38 для подготовки подробного отчета о проделанной работе нам необходимы. Мы хотели бы получить. Ваш ответ в ближайшее время. Заранее выражаем свою признательность

39. Извините за дополнительные заботы. Не были бы. Вы столь любезны, чтобы предоставить нам письменные объяснения о

40 будет благодарны, если. Ваш представитель приедет, чтобы выполнить необходимую процедуру

41. Просим. Вас придерживаться всех пунктов нашего соглашения и выполнять заказы клиентов на должном уровне

42. Просим. Вас внимательно изучить это письмо, прислушаться к нашим советам и принять все необходимые меры, чтобы решить возникшую

43. Просим внимательно просмотреть и проверить все списки оплаченных счетов

44. Просим предоставить нам% снижение на поставку материалов и оборудования для строительства (сооружения) (название объекта)