Пример распределения дел с помощью матрицы эйзенхауэра. Матрица эйзенхауэра дуайта дэвида в планировании

"Срочные дела часто мешают делать важные"
Учебник по МВА

Часто, когда дел становится слишком много, мы начинаем чувствовать себя как "белка в колесе". А все почему? Потому что те горы дел, которые мы перелопачиваем за день в большей степени занимают наше время и утомляют, чем продвигают нас к нашим целям. Мы крутимся, бежим, стараемся, спешим, без остановки что-то делаем, решаем, печатаем, составляем, штампуем, везем, грузим, презентуем, ремонтируем и т.д. и т.п. Список можно продолжать до бесконечности. А на завтра еще большая груда дел сваливается на нас, и, кажется, что нет этому ни конца, ни края. То, что такое происходит, говорит о том, что в своей повседневной работе, домашних и личных делах мы скорее заняты срочными делами, нежели важными ! И все бы ничего, только если так происходит довольно долго, то со временем теряется мотивация вообще что-либо делать! В критических случаях может дойти даже до того, что любимая некогда работа, становится просто ненавистной! И даже долгожданный отпуск спасает лишь ненадолго!
Как же быть? Как, оставаясь эффективным, не потерять себя в водовороте "текучки"?
Середина рабочей недели хорошо подходит, чтобы хорошенько поразмыслить над вопросом, как сделать оставшуюся часть времени наиболее эффективной и плодотворной. Используя древнюю идею декартовых координат (известную каждому со школьной скамьи), мы предлагаем Вам очень эффективный и при этом простой механизм ранжирования ваших дел относительно двух осей - ось Х "срочное", ось Y - "важное".
Расчертив привычным движением лист на 4 квадрата, мы получаем следующую матрицу:

ВАЖНОЕ - не СРОЧНОЕ	ВАЖНОЕ - СРОЧНОЕ
не ВАЖНОЕ - не СРОЧНОЕ	СРОЧНОЕ - не ВАЖНОЕ

Инструкция по применению:

1. Для начала, соберите ВСЕ СВОИ ДЕЛА в один список - для этого можно использовать привычные текстовые редакторы, планировщики, ваш ежедневник или просто чистый лист бумаги. Записывайте в этот список все ваши дела подряд. Все, что вы запланировали на день, все, что "тянется" изо дня в день много недель, все, что нужно сделать "но никак руки не доходят" и так далее. По моим наблюдениям, список может получиться довольно внушительный и 40 пунктов и 120 и даже более 200, поэтому и время, отведенное на его составление, выбирайте индивидуально - от 2-3 часов до 2-3 дней.
2. Затем заполните приведенную выше матрицу делами ТОЛЬКО ИЗ СПИСКА . Если какие-то дела не вошли в список, прежде, чем их внести в матрицу, спросите себя "Так ли уж они важны для меня? Действительно ли они являются срочными?". Если вы ответите "Да" на оба эти вопроса, то у меня к вам еще один вопрос: "Почему же тогда они не вошли в первоначальный список?". В любом случае, решать вам - включать забытые дела в матрицу или нет.

3. После того, как матрица полностью заполнена, начните реализацию планов из верхнего правого квадрата. Когда все дела в нем будут "оптичены" либо вычеркнуты, перейдите в зависимости от ваших приоритетов либо к выполнению дел левом верхнем, либо в правом нижнем квадратах . "Волшебство" применения матрицы "важное-срочное" заключается в том, что почти никогда не приходится выполнять пункты из левого нижнего квадрата - их либо сделает кто-то за вас (для кого они, например, являются делами из квадрата "важное и срочное"), либо отпадут "за ненадобностью" (принцип ПВО - подожди выполнять отменят - еще никто не отменял).
P.S. Несколько лет назад я предложила заполнить эту матрицу одному из своих клиентов - "биг-босса", в подчинении у которого по сей день трудится "армия сотрудников": он в какой-то момент пожаловался, что "завален делами" и хотел бы выработать некую систему, позволяющую максимально быстро расставлять приоритеты в текущих вопросах. Тогда я расчертила листок бумаги на 4 квадрата, надписала каждый, как вы видите на рисунке, и положила перед ним, подробно рассказав как нужно заполнить матрицу.
Он внимательно выслушал инструкцию, посмотрел на матрицу, посмотрел на меня - развернул лист, подвинул ко мне и, улыбаясь, сказал: "Ну что Вы, Оксаночка, мне предлагаете? Я не занимаюсь не важными делами - для этого у меня есть подчиненные. А у меня все дела важные и срочные - в этом то и проблема!"
Услышав такой ответ, я тоже улыбнулась и надписала на листе только одно слово, вернув матрицу клиенту. Следующие полчаса ушли на то, чтобы заполнить квадраты матрицы различными делами из списка в ежедневнике. Через 2 дня все секретари и сотрудники фирмы были "оснащены" этой матрицей для ежедневного планирования (подчиненным, естественно, предлагалась первая версия). А у меня с тех пор в дополнение к Матрице "важное-срочное" есть матрица "важное-срочное" для руководителей, как отдельный инструмент!
Вы можете сами прямо сейчас изобрести "продвинутую" версию матрицы, если найдете то слово, которое кардинально смещает фокус внимания, сохраняя основную идею работы с матрицей не тронутой, или приходите на курс- я обязательно расскажу эту историю и предложу Вашему вниманию обновленную форму "для руководителей".

В тайм-менеджменте дела разделяют на 4 типа по приоритетности. Не спешите говорить “я знаю”, конечно, это все знают. Тем не менее, я продолжаю писать о своём, другом подходе к тому, что все знают.

1. Важные и срочные (необходимые дела).
2. Важные, но несрочные (сбалансированность).
3. Срочные, но неважные (иллюзорность).
4. Неважные и не срочные (расточительство).

Все, кто знаком с тайм-менеджментом, знают, что в первую очередь нужно делать дела, которые важны. Срочность на втором месте. Важность и срочность для всех – это совершенно разные вещи по сути и по степени. Вот почему просто прочитав или прослушав про сухие правила тайм-менеджмента, не углубившись в тему, результата эффективного поведения не получите ни у себя, ни у других. Вот почему я начал разговор об этой теме с внутренних ценностей, которые нами движут и руководят и определяют что для нас важно и что для нас срочно.

Руководитель может считать, что его поручение важное и срочное, а исполнитель считает, что ничего не случится, если оно и подождёт. Исполнителю важнее в данный момент поговорить по телефону или залезть в интернет по своим делам. Не имея одинакового представления и понимания о ценности, нельзя достичь желаемого результата. Ценность, а значит важность, должны осознавать оба.

1. Дела важные и срочные.

Если заниматься только необходимыми делами, можно достичь своих целей быстро и эффективно, но появится разочарование, огорчение, обида и отвращение. Пропадает эмоциональность. Начинаешь утрачивать контакт с людьми.

Я когда-то на заре становления бизнеса, когда нужно было очень много думать и действовать, а иногда даже не спать, начал терять эмоциональность. Над правым полушарием мозга стал давлеть рационализм левого. Важным был только быстрый результат. Это я заметил и понял, что меня перестало трогать многое, что задевает за душу других: пропал интерес к театру, кино, художественной литературе. Пропала эмоциональность (не путать с безразличием и чёрствостью). Только важные для бизнеса дела. Я тут же начал корректировать этот ущерб. Это делает искусство, которое для этого и существует. Если нет эмоций, значит это не искусство. Оно стало для меня важным.

Сейчас художественную литературу не читаю, просто нет времени и желания – отвык, а насильно этого делать не будешь. Читаю только специальную литературу, но искусство с жадностью поглощаю. Я понял, что мне нужны эмоции определённой направленности, мужские, без соплей. Через час жду по ТВ старый потрясающий фильм “Добровольцы” – этот фильм все знают наизусть, но это не помешает мне получить сильные мужские эмоции вплоть до слезы. Важность этого для себя я поставил сейчас, при выборе приоритетов чем заняться в данный момент времени, а выбор был. Я посчитал, что это для меня важно, а значит нужно. Другому человеку сейчас важно другое и, если его заставить смотреть этот фильм, стимулируя, например, премией в $1000, то он это будет делать, но как?

Степень важности одного и того же для всех может быть разная. В прошлой статье №2 я и начал разговор с внутренних ценностей, которые вы должны определить у себя и обозначить их место в своей душе. И много станет или важным или наоборот – неважным. Руководитель должен определить в подчинённых их внутренние ценности – ориентиры, мотиваторы, рули поведения. Борьба, например, с опозданиями – яркий пример. Только если сотрудник осознает важность для него, а значит необходимость быть на рабочем месте вовремя, он не будет опаздывать. Этим и нужно заниматься. Проще всего и эффективнее загрузить его работой на всю катушку, а не оказывать на него по-тупому постоянное моральное давление. Если он не загружен, то не осознает, почему важно точно в срок быть на работе. Для него это неважно. Депремирование, по моему опыту, – не эффективный метод.

Повторю этот важный для эффективного поведения постулат: нами движут и управляют внутренние ценности, расставленные по приоритетам . Они являются основой мотивации, с ними и нужно работать: выявлять, воспитывать, переформировывать, менять, укреплять.

2. Дела важные, но несрочные.

Почему они на второй позиции? Если важность важнее срочности, то думая будто дело несрочное может подождать, вы загоните себя в цейтнот и оно перейдёт в первую категорию, где, возможно, будут нужны пожарные меры. Важное дело не отбросишь ни сразу, ни потом. Его, как ни крути, придётся сделать. Этим оно и отличается от других дел. Поэтому лучше его не откладывать на потом, а сделать после дел первой категории.

3. Дела срочные, но неважные.

Почему срочные дела идут по приоритету после дел несрочных? Срочность может быть искусственной, может быть сомнительной или даже ненужной. Неважное дело может перестать быть актуальным. Часто бывает, что стоит подождать, и про это дело забудут. Это значит, что оно было неважным, так зачем было спешить его выполнять? Многие опытные бухгалтера или финансовые директора, считая платёжное поручение недостаточно важным, кладут его вниз стопки других поручений или в ящик стола, понимая их недостаточную важность, и по истечение некоторого времени про это все забывают. Деньги не будут потрачены на неважные дела. Это приходит с опытом. Если же руководитель напомнит и даст сигнал, что это важно, то будет другой подход к этому поручению.

Руководителю, убрав высокомерие, нужно всегда не лениться разъяснять исполнителям почему его поручение важно, тогда исполнитель поднимет это поручение по рейтингу в своей иерархии ценностей.

4. Дела неважные и несрочные.

Это просто расточительство своего драгоценного времени. Сюда я не отношу даже отдых, сон или развлечения, которые безусловно важны в определённой степени.

Я себя уже за столько лет так сформировал, что даже выбор поздно за полночь пойти спать или ещё поделать какие-то дела я кладу на чашки весов. И часто перевешивает не сон, под утро ложусь, потому что это переходит в категорию “надо”, т.е. “важно”.

РЕЗЮМЕ.

Из предыдущих “уроков” вы должны были понять, что ваши внутренние ценности – это ваша конституция по образу и подобию американской конституции, где так же перечислены основные ценности (наша конституция – это литература, где ценности нужно искать в куче слов). Пункты 1 и 2 верхнего списка, то что “важно” – это ваши ценности. Чтобы правильно распоряжаться временем и перераспределять дела, повторяю, потратьте время на то, чтобы определить и обозначить в голове свои ценности. Без этого никакой тайм-менеджмент не будет работать. Органайзеры, компьютеры – вторичны для эффективной работы.

Разница между 1 и 2 такая: если подавляющее большинство ваших дел в п.2, то у вас всё стабильно, ровно и вообще всё в порядке. Если в п.1, то вы будете на грани стресса и жизнь станет немила. Наиболее важный п.2.

Но нельзя отказаться от удовольствий и даже безделия. Это у вас, как и у всех, есть и будет. Поэтому п.4 истребить нельзя. Для делового человека п.3 и п.4 – резервы времени. Именно там проще всего найти лишний час, которого всегда не хватает.

В дальнейшем поищем лишний час ещё где-нибудь.

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:

• 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
• 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
• 3 поле: Не важные, но срочные дела;
• 4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

1. Важные и безотлагательные дела. Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
2. Важные, но не очень срочные дела. Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение - означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
3. Не очень важные, но срочные дела. Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
4. Не срочные и не важные дела. В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

В первых числах декабря мы не спеша готовимся к тому, чтобы встретить Новый год. Подвести итоги, подготовить подарки, выставить цели на следующий год – все это важно, но пока еще не срочно. А вот, если затянуть с выполнением этих дел до последних дней месяца, то они превратятся в авральные.

Чтобы такого не возникало, надо делать важные дела заранее. А для этого стоит иметь список этих дел. Попробуем его составить.

Почти каждый читатель Лайфхакера знает о матрице Эйзенхауэра , но все же напомню о ней. Выглядит она вот так:

• Срочные и важные – не допускать
• Срочные и неважные – делегировать
• Несрочные и важные – делать
• Несрочные и неважные – не делать

Но хватит теории, давайте перейдем к составлению списока дел важных и не срочных, дел, которыми действительно стоит заниматься.
Организовать информацию. Подумайте, сколько обычно у вас уходит времени на поиск нужной информации. Ведь мы потребляем ее в таких количествах, что запомнить, где именно ты на нее натолкнулся затруднительно. Это было в социальной сети, в RSS-ленте, в поисковике? Если к этому еще добавить то, что мы сидим то за ноутом, то за компьютером, то за планшетом, то становиться грустно.

Поэтому я запланировал себе следующее: Вести одну базу данных для хранения информации . Для меня это Evernote, который в следующем году должен объединить заметки с Kindle, данные из OneNote, отмеченные записи из Reader, ссылки на видео с рецензией.

Завести нужные связи . Скажите, а вы знакомы с вашим почтальоном? А участковым врачом, налоговым инспектором? Вы знаете, кому звонить, если у вас прорвет трубу? Перечень людей, знакомство с которыми является важным, можно продолжить, но у каждого он уникален. Поэтому составьте свой список .

Разобрать вещи . Многие вещи для нас важны. Некоторые являются ключом к воспоминаниям или эмоциональным переживаниям. Например, фотографии или кубки, грамоты за достижения. Такие возможно стоит хранить. Но вот ненадеванная три года кофточка, которая лишь занимает место.

Подготовить нужные документы . Важен порядок не только в информации, вещах, но и в документах. Например, получить загранпаспорт. Почему-то столь многие получают его ускоренно, перед поездкой на отдых. А ведь срок его действия десять лет. Еще стоит помнить про интернет-документы: данные по домену, персональный аттестат вебмани, верификация яндекс.денег.

Я специально не включаю в этот список процессы или привычки, которыми важно заниматься постоянно. Это общение с родными и близкими, самосовершенствование, забота о здоровье, чтение и прочее. А что бы вы добавили в этот список?

Сегодня мы с вами рассмотрим, насколько важна правильная расстановка приоритетов в любом деле, и как можно научиться их расставлять, используя несложную технику со сложным названием: матрица Эйзенхауэра .

Наверняка каждый из нас хотя бы когда-то сталкивался с нехваткой времени для выполнения всех намеченных задач. Мало того, есть определенная категория людей, которым его не хватает постоянно и катастрофически! Стараясь все успеть, они пытаются даже , но от этого общий результат страдает только еще больше.

Главная проблема таких людей заключается в незнании , или нежелании использовать их на практике. В частности – одного из важнейших методов управления временем, который звучит так: правильная расстановка приоритетов.

Именно от умения правильно расставить приоритеты во многом зависит успешность и своевременность выполнения всех имеющихся задач.

Другими словами, человеку необходимо грамотно распределить очередность выполнения дел и следовать этой очередности.

Существуют разные методы расстановки приоритетов. Сегодня я хочу рассмотреть один из наиболее популярных, и, пожалуй, наиболее действенный метод, который получил название “Матрица приоритетов Эйзенхауэра”. Что это такое и как ее использовать – об этом далее.

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра был изобретен даже не математиком или психологом, а самим 34-м президентом США – Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром. Будучи известным политиком, он, естественно, постоянно сталкивался с необходимостью выполнения огромного количества дел, и вот, чтобы все успевать, и выработал для себя этот метод, который на сегодня активно используется в тайм-менеджменте для выполнения как рабочих, так и личных задач.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой систему координат, по оси X которой откладывается важность дел, которые необходимо выполнить, а по оси Y – их срочность. Таким образом, образуется четыре сегмента, которые отличаются между собой по степени срочности и важности. Рассмотрим, как выглядит матрица Эйзенхауэра на картинке:

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра заключается в распределении всех имеющихся дел и задач по этим четырем сегментам для выполнения их в строгой последовательности.

Если распределить все задачи в эти 4 сегмента, то получится, что:

– сверху – все срочные дела;

– справа – все важные дела;

– снизу – все не срочные дела;

– слева – все не важные дела.

А теперь кратко охарактеризуем каждый из получившихся квадратов именно в той последовательности, в которой нужно выполнять относящиеся к ним задачи.

1. Важные и срочные дела. То есть, правый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. Здесь должны находиться наиболее важные задачи, которые, к тому же, необходимо выполнить срочно. То, что называется “вопрос жизни и смерти”.

Сюда можно отнести, например, выполнение работы, срок сдачи которой подходит к концу, важный деловой звонок, если вы обещали позвонить в определенное время. Или, в личном плане – посещение дантиста, если у вас вдруг резко разболелся зуб.

В идеале в этом квадрате не должно накапливаться более 1-2 дел. Категорически не стоит “пихать” в этот сегмент все подряд: вы должны объективно оценивать, насколько эта задача действительно важная и действительно срочная.

2. Не важные, но срочные дела. Или левый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. К этому сегменту стоит относить незапланированные, внезапно появившиеся дела, которые нужно выполнить срочно, но которые при этом не являются особо важными. То, что называется “форс-мажор”.

Например, начальник попросил сходить отправить почту. Или по дороге отлетел каблук, и нужно срочно его отремонтировать либо вернуться поменять обувь. Или вы вдруг вспомнили, что у коллеги сегодня день рождения, а рабочий день уже заканчивается – нужно срочно поздравить.

Кому-то ошибочно может показаться, что эти дела входят в первую категорию, то есть, являются важными, но это абсолютно не так. Потому что их выполнение никак не повлияет на вашу дальнейшую жизнь или результаты работы – от того, что вы сделаете эти дела, ничего вообще не изменится, тем не менее, их нужно делать срочно, без этого никак.

Второй сегмент вообще часто может пустовать: дела в нем, как правило, появляются внезапно и исчезают сразу после их срочного выполнения.

3. Важные, но не срочные дела. То есть, правый нижний сегмент матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся все задачи, которые для вас важны, но при этом не требуют безотлагательного выполнения. Важные дела, срок выполнения которых еще не “поджимает”, и которые могут подождать в том случае, если есть дела в первых двух сегментах.

Например, деловые контакты с клиентами, не имеющие четких временных рамок, текущая работа. В личном плане – занятия спортом, изучение английского языка, чтение полезной литературы.

Важно понимать, что некоторые дела из этой категории, если их не выполнять, постепенно поднимаются вверх и переходят в первый сегмент, то есть, становятся срочными. К примеру, вам нужно погасить кредит до 25 числа. Если на календаре 20 число – это просто важное дело, а если 24 – уже важное и срочное.

Этот сегмент, хоть и является аж третьим в расстановке приоритетов, играет очень большое значение, поскольку именно решение задач, входящих в него, оказывает максимальное влияние на дальнейшую жизнедеятельность человека.

4. Не важные и не срочные дела. Последний, левый нижний квадрат матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся дела, от выполнения которых вообще ничего не зависит, и которые, по большому счету, зачастую человеку вообще не нужны. Их объединяют одним общим термином – “пожиратели времени”.

Например, поболтать с подругой по телефону, полазить в социальной сети, посетить развлекательные сайты и т.п.

К выполнению задач из этой категории стоит приступать только в том случае, если все остальные категории на данный момент пустуют.

Вот так работает метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра.

На этом все. Надеюсь, что вы взяли себе на заметку эти полезные советы и рекомендации. До новых встреч на – сайте, который поможет вам достичь успеха в любом деле и научит грамотно распоряжаться личными финансами.